オフィスで物品を保管する際の問題点
長年にわたってオフィスで仕事をしていると、大量の書類や一時的に使わなくなった備品などの収納場所に困ることがあります。
大量の書類や使わなくなった備品をオフィスで保管すると、コスト面で割高になることが多く、外部倉庫に保管する方がお得です。なぜならオフィスと倉庫では坪単価で3倍から5倍近く賃料に差があるためです。
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例えば、オフィスが多い東京都渋谷区の賃貸オフィスの賃料相場は坪単価25,000円程度ですが、倉庫が多い葛飾区や北区の賃貸倉庫の賃料相場は坪単価6,000円程度なので、4倍以上の差があります。大量の書類や使わなくなった備品は、渋谷区のオフィスで保管するよりも、葛飾区や北区の賃貸倉庫で保管する方が4倍以上もお得です。
東京だけでなくどのエリアでも、賃貸オフィスよりも賃貸倉庫の方が安く借りられるので、大量の書類や使わなくなった備品は倉庫に保管することをおすすめします。都心の一等地にオフィスを構えている企業ほど、倉庫で保管するメリットが大きくなります。
ただし、全ての書類や物品をオフィスから離れた倉庫に保管することは賢明ではありません。2年以内に作成した会社の決算書や帳簿のように、今後必要になる可能性がある書類はオフィスで保管する方が良いでしょう。
今後必要になる可能性がある書類を倉庫に保管すると、書類が必要になった時には倉庫まで取りに行かなくてはならなくならず、非常に面倒です。また、倉庫によっては営業時間外は取り出せなくなることがあるので、オフィスで保管する書類と倉庫で保管する書類を上手に選別することが大切です。
一時的に使用しなくなった事務机や椅子などの大きな備品は、広い収納スペースが必要になるため、オフィスで保管するのは大変無駄で合理性に欠けます。使わなくなった大きな備品は倉庫に保管するとスペースコストの削減が図れます。
物品を保管する倉庫の選び方
大量の書類や一時的に使用しなくなった備品は外部倉庫に保管するのが賢明ですが、外部倉庫を選ぶ際は賃料の安さだけでなく、立地条件や倉庫の種類などを考慮して選ぶことが大切です。
外部倉庫の立地条件は、オフィスからあまり離れていない場所にある倉庫を選びましょう。いくら賃料が安くても、あまりにもオフィスから離れていると、倉庫に行くまでに時間がかかり、物品を運ぶための輸送コストも高くつきます。
また、洪水や高潮、土砂災害の恐れがあるエリアは避け、ハザードマップを確認して、なるべく自然災害による被害が少ない場所にある倉庫を選ぶと安心です。ハザードマップは、国土交通省が配信している「ハザードマップポータルサイト」で確認できます。
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なお、倉庫を借りる方法として、寄託契約を締結して営業倉庫を利用する方法と、賃貸借契約を締結して賃貸倉庫を借りる方法があります。保管する物品の量にもよりますが、少量の物品を保管するのであれば、営業倉庫を利用するのがおすすめです。
営業倉庫を利用すると、倉庫を丸ごと借りなくてもスペース単位で物品を保管できるので、預ける物品が少なければコスト面で有利です。大量の物品を長期間にわたって保管するのであれば、賃貸で倉庫を丸ごと借りる方がお得な場合がありますが、倉庫を丸ごと借りなくても済む程度の量の物品を保管するのであれば、営業倉庫の方がお得でしょう。
営業倉庫とは、国土交通大臣の登録を受けた倉庫のことをいいます。倉庫業法の適用により、防水性や防湿性、耐火性などに優れている他、原則として保管する物品に対する火災保険の付保が義務付けられるなど、利用者の利益が保護されるため、大切な物品を安心して保管できます。大量の書類や一時的に使用しなくなった備品の保管場所に困ったら、営業倉庫の検討をおすすめします。
営業倉庫を開設して他者の物品を保管するには、国土交通大臣の登録を受けることが必要ですが、中には登録されていない倉庫会社も存在しています。営業倉庫を利用する際の注意点として、利用する営業倉庫が国土交通大臣の登録を受けているかを確認することが重要になってきます。無登録業者の倉庫を利用すると、火災が発生した時などは補償が受けられない可能性があるため、必ず国土交通大臣の登録を受けている営業倉庫を選びましょう。
倉庫を利用するのが初めての場合は事情がわからず、無登録営業を行っている倉庫会社のセールストークに誘導され、不利な条件で契約をしてしまうことがあります。倉庫を利用するのが初めての方は、倉庫業に精通している専門家に相談するのが賢明です。
優良トランクルームとは？
大量の書類や一時的に使用しなくなった備品を保管する方法として、トランクルームを利用するという選択肢もあります。
トランクルームは法人よりも個人向けのサービスですが、3帖程度の広さのトランクルームであれば、段ボール箱を100個程度は置けます。小規模の会社で保管する物品があまり多くなければ、トランクルームに保管するのが最適な場合もあるでしょう。
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トランクルームは「優良トランクルーム（認定トランクルーム）」と「レンタル収納スペース」があり、優良トランクルームは倉庫業法の適用を受ける営業倉庫の一種です。優良トランクルームには「優良トランクルームマーク」が掲げられていますので、マークの有無で優良トランクルームか否かを判断します。
優良トランクルームは国土交通大臣の登録を受けた営業倉庫であるため、構造や設備は倉庫業法の厳しい基準を満たしています。防塵性や防磁性などが優れており、定温管理で温度も一定に保たれているところもあるので、企業の重要書類なども安心して保管できます。通常のトランクルームは管理人が常駐していないことが多いですが、優良トランクルームはセキュリティ対策が万全で、入室管理システムで不法侵入を阻止しており、営業倉庫と同じように安心して利用できます。
優良トランクルームの注意点として、24時間365日いつでも入室できるとは限らず、深夜や早朝は入室できないことがあります。早朝や深夜を問わず、24時間365日入室できる優良トランクルームもあるので、契約する際に確認しておきましょう。
一方、レンタル収納スペースは保管するスペースを貸すだけのトランクルームであり、優良トランクルームのように、倉庫業法の基準は満たしていません。物品の保管は自己責任で管理しなければならず、企業の重要書類などを保管するには不向きでしょう。
なお、優良トランクルームは営業倉庫の一種であるため、優良トランクルームを利用する際は寄託契約を締結することになります。レンタル収納スペースは営業倉庫ではないため、レンタル収納スペースを借りる際は寄託契約ではなく賃貸借契約を締結します。
もう一つの手段、倉庫シェアリングサービス
大量の在庫や一時的に使用しなくなった備品を保管する方法として、倉庫シェアリングサービスを利用するという選択肢もあります。倉庫シェアリングサービスは、倉庫を利用したい人と倉庫を貸したい倉庫会社を結びつけるサービスで、倉庫シェアリングサービスを提供している会社に問い合わせると、要望に合致する倉庫を紹介してもらえます。
書類や備品を保管するために営業倉庫を利用したいと思っても、立地条件などの要望に合致する営業倉庫を探すのは大変です。特に、初めて倉庫を利用する場合は、どのようにして倉庫会社に問い合わせをすれば良いのかがわからないケースも多いでしょう。倉庫シェアリングサービスを利用すると、自分で倉庫を探したり、倉庫会社に問い合わせをしたりすることは不要です。また、あらかじめ料金体系が決まっているため、条件交渉などは不要で、全ての手続きはオンラインで完結します。
soucoは倉庫シェアリングサービスを提供しており、全国2,500超（※2024年2月時点）の登録倉庫の中から、お客様のご要望に合致する倉庫をご提供しています。備品の保管はもちろん、繁忙期や季節商品の大量入荷で一時的に保管スペースが必要になったり、倉庫に眠っている在庫商品を一時的に他の場所に移動させたい場合など、あらゆる倉庫ニーズに対応できます。
物品の保管場所でお困りの方は、どうぞお気軽にお問い合わせください。ご相談は無料で承ります。